Cómo empezar con IA en tu empresa: elegir la primera tarea

Una semana anotando

Antes de hablar de herramientas, anotá durante una semana las tareas repetitivas que pasan por vos o por tu equipo. No hace falta un sistema: una planilla con cinco columnas alcanza.

Frecuencia por minutos da el tiempo que se va en cada tarea. En el ejemplo, 40 × 3 son 120 minutos por semana: dos horas que hoy alguien pasa copiando. Al final de la semana vas a tener una lista ordenable, y casi siempre aparece alguna tarea que nadie había contado.

Cómo puntuar cada tarea

Con la lista armada, puntuá cada tarea del 1 al 3 en cinco criterios. La que sume más es tu candidata.

• Se repite: 3 si pasa todos los días, 1 si es de vez en cuando.
• Lleva tiempo: 3 si suma horas por semana, 1 si son minutos sueltos.
• Hay ejemplos: 3 si tenés decenas de casos reales para mostrar, 1 si cada caso es distinto.
• Se revisa rápido: 3 si en segundos se ve si quedó bien, 1 si hace falta un experto para saberlo.
• Un error se corrige fácil: 3 si se arregla antes de que llegue al cliente, 1 si se paga caro (plata, un contrato, la salud de alguien).

Los dos últimos criterios pesan más que los primeros. Una tarea que ahorra muchas horas pero cuyos errores son caros no es una buena primera tarea: es una buena tercera o cuarta, cuando ya sepas cómo se comporta la IA con tus datos.

Buenas y malas primeras tareas

Suelen ser buenas

• Ordenar los mensajes que entran (consulta, pedido, reclamo, factura) y mandarlos a quien corresponde.
• Pasar a una planilla los datos de un tipo de documento que se repite: facturas de proveedores, pedidos, formularios.
• Preparar borradores de respuesta para las preguntas más comunes, que una persona revisa y envía.
• Buscar en tus documentos (manuales, políticas, listas de precios) y responder citando de dónde salió.

Mejor más adelante

• Responder sola, sin revisión, a clientes que reclaman.
• Decidir precios, descuentos, créditos o devoluciones.
• Cualquier tarea sin ejemplos, o donde ni tu equipo se pone de acuerdo en qué es “bien hecho”.
• Tareas que se hacen una vez por mes: aunque lleven tiempo, se tarda mucho en saber si la IA las hace bien.

Y algunas no necesitan IA: si la información ya llega ordenada (un formulario, un pago aprobado), alcanza con una automatización común, más barata y más predecible. Lo explicamos en ¿IA o automatización?

Qué preparar antes de empezar

1. Entre 20 y 50 casos reales, con lo que entró y lo que debería haber salido. Son la vara con la que se mide la prueba.
2. Las fuentes que la IA puede usar: los documentos, la planilla o el sistema, en su versión actual.
3. Quién revisa: una persona concreta que mira lo que hace la IA durante la prueba.
4. Qué no puede hacer: enviar, pagar, borrar o publicar sin aprobación. Escribilo antes de empezar, no después del primer susto.
5. Los accesos mínimos: si solo tiene que leer una carpeta, que no pueda escribir en ella.

Si la tarea toca datos de clientes, leé también IA y los datos de tu empresa: qué preguntarle al proveedor del modelo y qué permisos dar.

Cómo medir la prueba

Una prueba de dos a cuatro semanas, con revisión humana de todo, alcanza para saber si vale la pena. Medí tres cosas:

• Tiempo: cuánto llevaba la tarea antes y cuánto lleva ahora, revisión incluida.
• Aciertos: de cada diez resultados, cuántos salieron bien sin tocar nada, cuántos con un ajuste y cuántos hubo que rehacer.
• Escalados: cuántas veces la IA dijo “no sé” o pidió ayuda. Que lo haga es bueno: peor es que adivine.

Anotalo a mano al principio. Con números tuyos, la decisión de ampliar (o no) deja de ser una cuestión de fe.

Cuándo frenar

Frenar también es un resultado. Conviene parar o cambiar de tarea si:

• Revisar lo que hace la IA lleva casi lo mismo que hacerlo a mano.
• Los errores no bajan después de ajustar las instrucciones y los ejemplos.
• Para que funcione, hay que darle acceso a mucho más de lo que necesita.

Si la prueba anda bien, el paso siguiente es aflojar la revisión solo en los casos que demostraron salir bien, y sumar una segunda tarea. Para entender qué tipo de herramienta conviene en cada caso, leé agentes de IA vs. chatbots. Y si querés pensarlo con nosotros, contanos qué tarea elegiste.